Meeting-Notizen mit KI in klare Aufgaben verwandeln

Die Entscheidung in Kürze

Lass die KI ein Protokoll ordnen, nicht die Besprechung nachträglich vervollständigen. Trenne Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen. Fehlende Verantwortliche oder Termine gehören ausdrücklich in eine Rückfragenliste. Dieser Ablauf nutzt freigegebene Notizen; er setzt weder eine Aufzeichnung noch einen Zugriff auf Kalender oder E-Mail voraus.

Dein Vergleich in der Praxis

Was du brauchst

Lesbare Notizen, Freigabe zur Verarbeitung und eine Person, die an der Besprechung teilgenommen hat. Ersetze vertrauliche Namen oder Zahlen durch Platzhalter, wenn sie für die Struktur nicht nötig sind.

1. Bereinige die Ausgangsnotizen. Markiere wörtliche Beschlüsse und unterscheide sie von Ideen, die lediglich diskutiert wurden.
2. Gib drei Zielbereiche vor: Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen. Verlange für jede Aufgabe eine Fundstelle in den Notizen.
3. Lass die Felder Verantwortlich und Termin nur befüllen, wenn sie ausdrücklich genannt werden. Verwende andernfalls „noch offen“.
4. Vergleiche jede Tabellenzeile mit dem Ausgangstext. Prüfe besonders Formulierungen wie „wir könnten“, die keinen verbindlichen Beschluss darstellen.
5. Kläre offene Zuständigkeiten mit den Beteiligten. Ergänze die bestätigten Angaben selbst und versieh die Zusammenfassung mit einem Prüfdatum.
6. Übertrage nur bestätigte Aufgaben in dein Projektwerkzeug. Sende die Zusammenfassung erst nach Prüfung an die vorgesehenen Empfänger.

Beispiel für deinen Start

Auftrag: Ordne diese freigegebenen Notizen in Entscheidungen, Aufgaben und Fragen. Zitiere je Aufgabe die zugehörige Notiz. Erfinde keine Personen oder Termine. Kennzeichne unklare Aussagen mit „Rückfrage erforderlich“.

Das solltest du beachten

Eine strukturierte Tabelle kann trotzdem falsche Zuordnungen enthalten. Die KI war nicht im Meeting und kennt ausgelassene Diskussionen nicht. Aufnahme- und Einwilligungsfragen sind vor einer etwaigen Transkription separat zu klären.